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• La hoja de reservas es un documento en el que se refleja la relación futura que existirá entre el consumidor y el prestatario de servicios hoteleros. Se distinguen dos tipos de hojas: individuales y de grupo.
• El planning es un mecanismo mediante el que se controla la disponibilidad futura de las habitaciones. Su consulta es siempre obligatoria antes de confirmar una reserva.
• Los cardex son fichas eminentemente comerciales en las que se recoge la mayor información posible de los huéspedes, así como de todo tipo de intermediarios y de cualquier fuente de reservas, con o sin acuerdo comercial previo. Con ellas se puede conocer, atender y satisfacer mejor a los clientes. Permiten reflejar todo tipo de condiciones previamente acordadas y el seguimiento de las ventas bajo diferentes parámetros.
• La interrelación entre la hoja de reservas, el planning y el cardex ha de ser total.
• En la lista de llegadas se resumen la gestión del Departamento de Reservas, recogiendo las llegadas previstas para cada día como las condiciones más sobresalientes de la reserva.
• Se llama walk-in al huésped que accede al establecimiento sin reserva previa.
• El libro de reservas es la relación del movimiento diario de llegadas y salidas previstas.
• Son funciones del Departamento de Reservas el conocimiento de la oferta, el dominio de las condiciones de los contratos, las fuentes y sistemas de reservas, el control de disponibilidad, los archivos, la correspondencia, las comunicaciones y la información hacia el interior.
• Existe overbooking cuando se confirman o comprometen más reservas de las plazas existentes con el fin de compensar los no-show o los incumplimientos de contratos y alcanzar la máxima ocupación.
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